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Finanzantrag

Inhalt

Allgemeines

Der AStA fördert Projekte und Aktivitäten von Organisationen wie Fachschaften und Hochschulgruppen. Für einen möglichst schnellen Ablauf sollen alle Anträge mit den zuständigen Referaten des AStA zunächst vorbesprochen werden. Meldet euch dafür bitte beim Finanzreferat (finanzen[at]asta.tu-darmstadt.de).

NEU: Die Finanzantragsverwaltung, inklusive Antragsstellung und -abrechnung, erfolgt ausschließlich über eleFant, das Finanzantrags-Programm des AStA. Es ist kein Papier mehr notwendig. Mit der Antragsnummer und dem von euch gesetzten Passwort könnt ihr alle Schritte online verfolgen.

Der Weg eines Finanzantrags ist wie folgt:

  • Die besonderen Statusgruppen Fachschaften, Hochschulgruppen und Internationale Studierende müssen zunächst besondere Schritte durchlaufen. Gehört ihr zu einer dieser Statusgruppen, informiert euch bitte zuerst hier darüber.
  • Ihr stellt den Finanzantrag. (siehe Antragstellung)
  • Unter Umständen muss der Finanzantrag im Studierendenparlament abgestimmt werden. Darüber wird ggf. nach der Antragstellung informiert.
  • Nach Genehmigung des Finanzantrags reicht ihr Rechnungen ein. (siehe Abrechnung)
  • Nach Prüfung der Rechnungen überweist das Finanzreferat das Geld.

Beachtet bitte in allen Fällen die unten genannten Hinweise zu Antragstellung und Abrechnung.

 

Finanzanträge sind vorbehaltlich der Einreichung von Belegen und Kalkulation. Diese müssen eigenständig und vollständig von den Antragsteller*innen eingereicht werden. Zugesagte, nicht abgerufene Mittel können nach vorab genannter Frist wieder zurückgezogen werden.

Gerne könnt ihr zuvor Fragen per Mail klären, natürlich auch verschlüsselt. Die entsprechenden E-Mail-Adressen finden sich unter Kontakt.

Bitte achtet bei euren Anträgen, Veranstaltungsankündigungen, Texterzeugnissen, Vorträgen, etc. auf gendersensible Sprache.

Antragstellung

Ablauf der Antragsstellung:

  1. Neuen Finanzantrag auf eleFant erstellen (Diesen Link aufrufen)
  2. Auf der ersten Seite folgende Informationen eintragen:
    • Persönliche Informationen, damit wir wissen, um wen es sich handelt und wie wir euch kontaktieren
    • Betrag und letztes erwartetes Ausgabedatum. Anträge können nur für zukünftige Ausgaben gestellt werden. Das Datum ist zudem relevant für Abrechnungsfristen, da der Antrag 3 Monate nach diesem Datum abgerechnet sein muss.
      Book-n-Drive: wenn ihr ein Auto über den AStA mieten wollt, berechnet bitte hier vorher die Kosten.
    • Verwendungszweck: Ausführliche Beschreibung, wofür das Geld ausgegeben werden soll. Der Verwendungszweck ist die Grundlage für die Entscheidung des Finanzreferats und sollte dementsprechend alle notwendigen Informationen enthalten (ggf. begründen, warum der AStA den Zweck fördern sollte und studentischen Bezug darlegen). Sollte es diese geben, informiert uns bitte über Mitveranstalter*innen, Kooperationspartner*innen oder andere Geldgeber.
    • Passwort: Das Passwort erlaubt zusammen mit der Antragsnummer den späteren Zugriff auf den Finanzantrag für Rückfragen, zur Abrechnung oder auch zur Rücknahme des Antrags. Bitte unbedingt merken.
  3. Falls anwendbar, folgende Unterlagen hochladen (nur PDF!):
    • Planungs-/Budgetübersicht für größere Veranstaltungen
    • Werbematerial oder andere Unterlagen, mit denen wir uns ein Bild von der Veranstaltung machen können

Finanzanträge werden vom AStA-Vorstand oder ab einer bestimmten Geldmenge im Studierendenparlament abgestimmt. Nach der Antragsstellung bekommt ihr eure Finanzantragsnummer, mit der ihr den Status des Finanzantrags verfolgen und ihn im Falle einer Genehmigung abrechnen könnt. Ihr werdet über die angegebene E-Mail benachrichtigt, wenn der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

WICHTIG: Finanzanträge können bis zu 3 Monate nach dem angegebenen letzten zu erwartenden Ausgabedatum abgerechnet werden. Wir können nur mit Originalbelegen abrechnen.
Bewahrt euch daher bitte die Originalbelege auf und denkt daran, sie rechtzeitig abzurechnen!

Abrechnung

Für die Abrechnung könnt ihr euren Antrag suchen und Rechnungen einreichen (wenn der Antrag genehmigt wurde).

​​Rechnungen

Bitte ladet die Original-Belege spätestens 3 Monate nach dem letzten zu erwartenden Ausgabedatum hoch.

Beim Hochladen der Rechnungen werden die vollständigen Kontodaten eingegeben. Es können für verschiedene Rechnungen auch verschiedene Kontodaten eingegeben werden. Es wird darum gebeten, das nur zu tun, wenn es zwingend erforderlich ist.

Es können auch zu bezahlende Beträge angegeben werden, wenn bspw. nur Teile der hochgeladenen Rechnung finanziert werden sollen.

Bitte beachtet die Form, um eine zügige Abrechnung ohne Rückfragen zu ermöglichen:

Form:

  • Vermerkt bei den Belegen, worum es geht und von wem die Belege kommen
  • Für Reisekosten bitte das Reisekostenformular verwenden.
  • Bei Veranstaltungen mit Verlustübernahme muss eine Kalkulation beigefügt sein, aus der insbesondere auch die Einnahmen hervorgehen

 

Bitte beachtet, dass wir Rechnungen, die die untenstehenden Anforderungen nicht erfüllen, nicht annehmen können.

Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen:​

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift der*des Erbringer*in der Leistung  sowie der*des Leistungsempfänger*in
  • die der*dem Erbringer*in der Leistung vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihr*ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte USt-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum
  • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung von der*dem Rechnungsaussteller*in einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. den Zeitpunkt der Vereinnahmung der Vorauszahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
  • das Entgelt für jeden Steuersatz oder jede Befreiung,
  • jede im Voraus vereinbarte Preisminderung, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • den anzuwendenden Steuersatz
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Eine Quittung unterscheidet sich hierdurch im Allgemeinen lediglich durch die Tatsache, dass damit gleichzeitig auch der Erhalt des Geldes bestätigt ("quittiert") wird. Hierbei ist zu beachten: Im Feld "Unterschrift und Stempel" der üblichen Quittungsformulare ist, da die meisten Quittungsaussteller nicht über einen Stempel verfügen, leserlich(!) und vollständig Name und Anschrift einzutragen! - Zusätzlich zur Unterschrift!

Die Quittierung für eine bereits gezahlte Leistung kann auch mittels einem entsprechenden (ggf. handschriftlichen) Vermerk auf einer Rechnung geschehen. Die übliche Floskel dafür lautet "Betrag dankend erhalten" oder "Betrag dankend erhalten am [Datum]".

Quittungen alleine dürfen im Sinne einer Kleinbetragsrechnung lediglich bis 150 Euro ausgestellt werden, darüber hinaus können sie lediglich den Empfang des Geldes bestätigen, aber keine Rechnung ersetzen.

Fachschaften

Für Fachschaften gelten eigene Regelungen, da der Gremiengang sich durch die Fachschaftskonferenz von "normalen" Finanzanträgen unterscheidet.

WICHTIG: Bitte vor der Antragstellung die Informationen im FSK-Wiki und auf der Fachschafts-Seite lesen.

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